Obavy z ekonomickej krízy nútia firmy intenzívne premýšľať, kde všade by mohli ušetriť. V oblasti informačných technológií môžu ísť úspory od stovák až k tisíckam eur v závislosti od toho, aké služby daná firma využíva. Pri firemných systémoch vidí odborník spoločnosti Solitea tri hlavné trendy, ktoré úzko súvisia s možnosťou prevádzkových úspor: prechod na cloudové riešenia, poskytovanie softvéru ako služby a automatizácia čoraz väčšieho počtu procesov. Je aj jedna vec, na ktorej by sa nemalo šetriť vôbec.
1. Plaťte len za to, čo potrebujete
Niekedy sa firme môže hodiť možnosť obmedzenia či prerušenia využívania služby, pokiaľ nie je potrebná, napríklad pri sezónnych výkyvoch alebo v závislosti od vývoja trhu. To je jednoznačná výhoda modelu „softvér ako služba“ (software as a service – SaaS). „Ten sa dá dobre uplatniť hlavne pri menších systémoch. Pri väčších systémoch to stále býva komplikovanejšie, napríklad prerušenie využívania zavedeného ERP nie je pre podniky z praktických dôvodov úplne reálne. Avšak aj tu sa budeme určite viac stretávať s pružnejšou možnosťou využívania konkrétnych funkcionalít či počtu aktívnych užívateľov, ktorí v priebehu mesiaca systém používajú. Platba je potom naviazaná na skutočne využité služby,“ vysvetľuje Martin Kudrna, výkonný riaditeľ spoločnosti Solitea pre oblasť stredne veľkých podnikov.
Praktický je aj cenový model pay-as-you-go (PAYG). Vo všeobecnosti znamená, že používatelia platia podľa toho, koľko spotrebujú a nie naopak: paušál bez ohľadu na spotrebu. Model s priebežnými platbami má nízke počiatočné náklady, takže je u zákazníkov veľmi obľúbený. Zároveň majú pod kontrolou priebežné platby. Tie sú ideálne pre firmy, ktoré nebudú produkt alebo službu používať konzistentne každý mesiac. Pokiaľ ide, napríklad o e-mailovú platformu, môže zákazník zaplatiť jeden mesiac za odoslanie 5 000 emailov a ďalší mesiac, teoreticky, nezaplatiť nič, ak žiadny neodošle.
2. Skúste prenájom miesto kúpy
Ak kupujete nový IT systém, skúste cloudové riešenie, kedy je softvér spravovaný a dodávaný prostredníctvom vzdialených serverov. Potom platíte len za funkčnosť a konkrétne zdroje, ktoré potrebujete. Jednotliví používatelia si môžu svoje cloudové riešenie prispôsobiť pridaním ďalších zdrojov alebo odobratím tých, ktoré už nepoužívajú. Reč je takto o ERP systémoch v cloudovej verzii, ktoré pomáhajú manažovať vašu firmu veľmi komplexne. „Cloudové riešenia a systémy sú oveľa flexibilnejšie a škálovateľnejšie v porovnaní s tzv. on-premise riešeniami, ktoré musí podnikateľ či firma uviesť do života lokálne, na svojej IT infraštruktúre,“ upozorňuje M. Kudrna.
3. Stavte na automatizáciu
Vhodný softvér umožňuje firme usporiť náklady na zamestnancov tým, že zaistí plne automatickú či poloautomatickú prevádzku veľkej časti biznis procesov. Tým je možné ušetriť na stále drahšej pracovnej sile, ktorá môže byť efektívne využitá inde, prípadne tak hneď vyriešite problém s nedostatkom ľudí na trhu práce.
4. Počkajte s nákupom hardvéru
Problémy s dodávateľskými reťazcami spôsobili aktuálny nedostatok hardvéru, prípadne jeho obmedzenú dostupnosť, čo sa prejavilo na zvýšení cien. Ťažko dostupné sú momentálne, napríklad servery alebo skladové čítačky. S investíciou do týchto a ďalších zariadení sa teda oplatí radšej počkať.
5. Nezabúdajte na spotrebu
Môže to znieť ako fráza, ale peniaze ušetríte aj dôsledným vypínaním všetkých spotrebičov, ktoré práve nie sú potrebné. V kanceláriách a firmách sa ponúka vypínať, napríklad všetky monitory, tlačiarne, skenery a iné zariadenia, ktoré sú v stand-by režime, čo permanentne spotrebováva energiu.
Na jednej veci za už nemá šetriť vôbec: kyberbezpečnosť
Kyberbezpečnosť. V tejto oblasti sa rozhodne šetriť neodporúča, naopak, je potrebné do nej investovať a veľmi dôkladne zabezpečiť kritickú infraštruktúru a systémy. „Z vlastnej skúsenosti vieme, že firmy čelia každodenným útokom a pokusom o prienik do vnútorného prostredia a systémov. V najhorších scenároch to môže viesť k zablokovaniu či zničeniu prevádzkových aj produkčných systémov, stratám dát či poškodeniu reputácie. Nehovoriac o finančných stratách, ktoré môžu byť aj likvidačné,“ uzatvára M. Kudrna.
Informačný servis