Elektronické účtovníctvo prináša so sebou aj možnosť automatizácie, ktorá za účtovníka môže vykonávať rutinné úlohy. Prechod na bezpapierovú prevádzku si vďaka dostupnému softvéru môžu dovoliť aj malé firmy a účtovnícke kancelárie bez vlastného IT oddelenia.
Digitalizácia účtovníctva a mzdovej agendy
Medzi najväčšie prínosy digitalizácie účtovníctva patrí väčšia flexibilita. Účtovníci môžu pracovať na diaľku, dokumenty zdieľajú online. „Chceli sme si uľahčiť prácu a znížiť náklady. Ja sama rada cestujem, a tak som chcela pracovať odkiaľkoľvek. Predstava, že musím ísť do kancelárie kvôli jednému číslu v zložke, mi prišla šialená,“ hovorí Kateřina Sanetrníková, ktorá vedie účtovnú kanceláriu SANETO. Tá prešla na bezpapierovú prevádzku – na to využíva účtovný systém Money S3.
Digitalizácia uľahčuje nielen účtovníctvo, ale aj komunikáciu s klientmi. Tí majú prístup do vlastných zložiek, kam odovzdávajú všetky podklady na výpočet platov a vidia aj informácie o svojich zamestnancoch. „Klienti sú zvyknutí na náš systém a myslím si, že im veľmi vyhovuje, pretože je pre nich jednoduchší. Keď im vygenerujeme mzdy, súčasne pošleme príkaz do banky a všetko ukladáme na disk. Majú všetko okamžite k dispozícii, nemusia nikam chodiť,“ dodáva Sanetrníková.
Automatizácia zbaví účtovníkov každodennej rutiny
Vďaka digitalizácii môžu účtovníci automatizovať rutinné procesy a zbaviť sa tak opakujúcich sa rutín a chýb, ktoré vznikajú neustálym prepisovaním údajov. Namiesto nudnej činnosti sa môžu venovať dôležitejším úlohám zo svojho programu.
Na automatizáciu nepotrebujete žiadne špeciálne nástroje – procesy dokáž automatizovať moderné účtovné softvéry, ako je Money S3. Vďaka modulu Mzdy a personalistika program automaticky vypočíta mzdy zamestnancom, sám vygeneruje výplatné pásky a rozešle ich zamestnancom. Ak je systém prepojený s bankovníctvom klienta, exportuje aj príkazy na úhradu miezd.
Podobných uľahčení účtovnej práce ponúka automatizácia oveľa viac. Automaticky odpočítava splátkové zrážky aj zľavy alebo príplatky, vygeneruje prehľady pre poisťovne a podobne.
Ako na digitalizáciu a automatizáciu
Digitalizácia a automatizácia mzdových procesov nie je jednorazová zmena, prechod prebieha postupne. Kľúčom je zmapovať vlastné procesy a zistiť, kde účtovníci trávia najviac času, čo robia ručne a nemuseli by. Kateřina Sanetrníková z účtovnej kancelárie SANETO odporúča vybrať úlohy, ktoré sa dajú ľahko automatizovať – napríklad výplatné pásky alebo zadávanie dochádzky.
Potom prichádza na rad výber riešenia, ktoré umožní prepojenie medzi mzdami, účtovníctvom a ďalšími nástrojmi. Napríklad spomínaný modul Mzdy a personalistika je súčasťou účtovného programu Money S3 a dá sa ľahko prepojiť aj s inými systémami, ktoré firma používa (napr. s dochádzkovým systémom).
Po výbere softvéru je na čase začať s automatizáciou jednotlivých procesov a agend. Všetko je dobré otestovať a upraviť, aby procesy vyhovovali ľuďom, ktorí s nimi pracujú.
Vyskúšajte si automatizáciu aj vo vašej firme
Digitalizácia a automatizácia priniesli kancelárii SANETO slobodu a väčšiu efektivitu. Prácu zvládnu odkiaľkoľvek, klienti majú všetky dokumenty vždy k dispozícii a chvália si jednoduchosť aj rýchlosť. Ak chcete modernizovať svoju účtovnú kanceláriu, vyskúšajte účtovný program pre firmy Money S3 a jeho modul Mzdy a personalistika.
Môžete si dohodnúť aj 30-minútovú bezplatnú online konzultáciu, kde zistíte, ako Money S3 môže automatizovať mzdové účtovníctvo vo vašej firme. Uvidíte, koľko času vám to ušetrí a ako to zjednoduší spoluprácu s klientmi.
Informačný servis
