Väčšina firemnej komunikácie sa počas pandémie presunula na internet. A aj keď epidemická situácia sa zlepšila a viacerí sa vrátili späť na pracovisko, odborníci sa zhodujú, že interná podniková komunikáciu sa už nikdy nevráti do podoby pred koronakrízou.
Potvrdzujú to aj dáta platformy Microsoft Teams, podľa ktorých len v apríli cez ňu komunikovalo či ukladalo súbory približne 145 miliónov užívateľov. Koľkí z nich asi tak pri tom robilo chyby?
Nová komunikácia zostáva
Ako hovorí Gabriel Tóth z Katedry komunikácie, keďže pandémia prišla rýchlo a nečakane, aj etiketa internej komunikácie cez online platformy a sociálne siete sa tvorila za pochodu a živelne.
Existujú však základné pravidlá, ktoré je potrebné si osvojiť, keďže nové formy komunikácie tu s nami ostávajú.
Osamelí rodičia sa na Slovensku majú horšie než tí v zahraničí. Systémová zmena od štátu je zatiaľ v nedohľadne
Samozrejmosťou by mala byť slušnosť a zrozumiteľnosť, tiež dodržiavanie gramatiky, pravidelná kontrola emailovej schránky, ale aj rešpektovanie súkromia.
„V prípade, ak niekto dostane mail, ktorý je určený inému, treba sa zachovať tak, ako by sme chceli my, aby sa k nám zachovali iní,“ uvádza ako príklad Eva Chudinová z Katedry marketingovej komunikácie Filozofickej fakulty Univerzity Komenského v Bratislave.
Aj videokonferencia sa dá pokaziť
Osobitné pravidlá majú aj online stretnutia, ktoré aj napriek návratu do kancelárií zotrvávajú. Epidemická situácia je totiž vo svete odlišná a firmy tiež môže k online poradám motivovať vidina ušetrených nákladov za služobné cesty.
Ich nerušený priebeh zabezpečí podľa HR manažérky spoločnosti butteland Renáty Máčaiovej najmä profesionálna príprava. „Aj keď sa dá vyhovoriť na zlyhávajúcu techniku, je dôležité na stretnutie nemeškať a techniku si vyskúšať v predstihu,“ upozorňuje.
Samozrejmosťou by malo byť odstránenie rušivých zvukov či iných elementov, upravený výzor a pozadie, ktoré je profesionálne, respektíve podporuje značku firmy.
Kvôli bonifikovaniu očkovaných zamestnancov nie je nutné meniť legislatívu. K výhodám však musí mať prístup každý
Častou chybou sú pri online poradách prejavy neprítomnosti účastníkov, napríklad pozeranie sa mimo monitora, odpisovanie na maily či vybavovanie telefonátov. Pomôcť preto podľa Máčaiovej môže spätná kontrola výrazu tváre či očného kontaktu, ktorú zabezpečí kamera, ktorá sníma volajúceho.
Zainteresovanosť bez zapnutej kamery sa zase dá prejaviť otázkami, zapájaním sa do debaty alebo nadväzovaním na to, čo už bolo povedané. „Ľudia nezabúdajú, ako sa pri nás cítili. Dôležité je preto venovať druhej strane plnú pozornosť. Rovnako v online priestore,“ uzatvára Máčaiová.
Nastavte si interné pravidlá
Pomôcť by mohli pravidlá pre internú komunikáciu. Ako hovorí Chudinová, mali by poskytovať všeobecný rámec, na základe ktorého by si každá firma dokázala definovať vlastné pravidlá, ktoré by zohľadnili špecifiká konkrétneho subjektu.
„Osobne som sa s takýmito všeobecnými etickými pravidlami nestretla. Známe sú len tie zásady, ktoré sú upravené v Zákonníku práce pod pojmom telepráca,“ upozorňuje.
Zamestnávateľ „značkoval“ ľudí negatívnych na covid, chyby v ochrane osobných údajov robia aj zamestnanci
Užitočné by pritom mohli byť aj školenia, na ktorých by si pracovníci mohli osvojiť nielen formálne stránky novej komunikácie, ale aj takzvané mäkké zručnosti, napríklad ako dať a prijať spätnú väzbu.
Výsledkom by podľa PR manažérky spoločnosti Profesia Nikoly Richterovej mala byť kultúra, v rámci ktorej sa manažér priamo dozvie, že jeho rozhodnutie podriadení neprijali a môže následne urobiť potrebné zmeny. „Zo strany jeho podriadených ide zase o dôležitý impulz, keď ľudia zistia, že ich podnet nezostal nevypočutý a naozaj sa riešil a priniesol zmenu.“
Rešpektujte čas druhého
Podľa Tótha to nemusí byť nevyhnutné. „Ak sa pri komunikácii zachovajú klasické pravidlá etikety, nie je nutné vytvárať nové,“ myslí si. Skôr by si podľa neho mali zamestnávatelia stanoviť jasné pravidlá toho, kedy a cez aké kanály komunikujú so svojimi zamestnancami.
Pre pracovníkov jasné pravidlá znamenajú, že si dokážu uchovať svoj voľný čas a budú mať dostatočné nástroje komunikácie so svojimi kolegami a zároveň potrebné informácie pre svoju prácu. Problémom podľa Tótha totiž v súčasnosti je nedodržiavanie časových limitov.
Miera nezamestnanosti dosiahla za máj takmer osem percent, úrady práce ponúkajú tisícky voľných miest
Teda, že zamestnanci si zvykli komunikovať medzi sebou aj mimo štandardnej časovej doby. Vedie to k strate voľného času, pričom niektorí zamestnávatelia akoby očakávali, že ich ľudia sú online neustále.
To ústi do sporov, ktoré zvyknú rušiť plynulý chod práce. Okrem toho konflikty môžu zvýšiť frustráciu zamestnancov a následne podľa Richterovej spôsobiť ich odchod zo zamestnania.