Nad vianočným večierkom treba začať premýšľať skôr, než sa do regálov obchodov vkradnú ozdoby na stromček. Poradíme vám, čo všetko by ste mali zvážiť, aby bola vaša párty tip-top.
1. Začnite plánovať dostatočne skoro
S večierkom v čase pred Vianocami ráta množstvo firiem, no vhodných dní na túto udalosť v konečnom dôsledku nie je až tak veľa. Nenechajte si organizáciu na poslednú chvíľu, najmä ak máte o vašom večierku konkrétnejšie predstavy. Inak sa môže stať, že sa vám už nepodarí rezervovať priestory či program podľa vašich predstáv.
„Je ideálne, ak sa miesto na večierok plánuje niekoľko mesiacov pred konaním akcie. Samotné detaily sa môžu riešiť až niekoľko týždňov pred akciou, ale čas rezervácie je veľmi dôležitý, najmä ak klient chce mať rezervované správne miesto,‟ hovorí Martin Slivka, obchodný riaditeľ Wellness Hotela Patince.
2. Stanovte si rozpočet
Či už máte v pláne opulentný večierok, menšie posedenie alebo dokonca noc mimo mesta, je dobré vedieť, z akého rozpočtu máte pri organizácii vychádzať. Predídete tak aj nepríjemným prekvapeniam, keď zrazu zistíte, že svoje plány si vlastne nemôžete dovoliť. Pomôže vám to aj pri rozhodovaní, koľko ľudí naň pozvať.
3. Vyberte vhodný termín
S výberom termínu príliš neotáľajte. V zásade sa hodí termín od konca novembra, no pozor, tesne pred sviatkami už ľudia môžu mať iné predstavy o trávení času. Taktiež sa musíte rozhodnúť, či chcete podujatie zorganizovať počas pracovného týždňa alebo zvolíte jeden z mála piatkov v adventnom období. O vybranom termíne hostí informujte dostatočne vopred, aby si mohli zariadiť svoj program. Inak sa vám môže stať, že sa už sľúbia na iný večierok, ktorých bude v tom období mnoho.
4. Vyberte vhodné miesto a rezervujte ho
Výber termínu však úzko súvisí aj s vašou predstavou o mieste konania večierka. Ak si ho zvolíte dostatočne skoro, je vyššia pravdepodobnosť, že ešte bude k dispozícii na rezerváciu. A ako si vybrať vhodný priestor? Jeho veľkosť prispôsobte počtu hostí, ktorých plánujete pozvať. Pohodlné riešenie je zvoliť hotel alebo reštauráciu, pretože tak už nebudete musieť samostatne vybavovať catering. Ak máte v pláne pozvať aj svojich klientov a externých spolupracovníkov, vyberte si dostatočne reprezentatívne miesto.
„Plán organizácie večierka závisí od štýlu samotnej akcie. Niektoré spoločnosti organizujú galavečer s programom, iné majú voľnú zábavu a v priebehu dňa športové aktivity či wellness,‟ dopĺňa Martin Slivka.
5. Naplánujte občerstvenie a nápoje
Jedlo a pitie má veľký podiel na úspešnosti večierka. Na začiatku si však rozmyslite, či chcete organizovať večeru, alebo zvolíte radšej bufetové stoly, či len drobné občerstvenie. Myslite aj na vegetariánov či iné stravovacie odlišnosti.
Uistite sa, že ste zaobstarali dostatok nealka, sladkých i slaných pochutín a kávu, o ktorú budú mať hostia určite záujem aj v neskorú nočnú hodinu. Čo sa týka alkoholu, mali by ste sa postarať minimálne o slávnostný prípitok. Keďže je ťažké vyznať sa v preferenciách všetkých hostí, je výhodou mať k dispozícii bar, ktorý obslúži hostí podľa ich chutí, a vy zaobstaráte napríklad len víno.
6. Objednajte darčeky
Ak chcete hostí prekvapiť malými pozornosťami k Vianociam či ako poďakovanie ku koncu roka, objednajte ich dostatočne skoro. V predvianočnom období sa dodacie lehoty môžu nepríjemne natiahnuť a sklady vyprázdňovať. Platí to dvojnásobne v prípade, že chcete dať vyrobiť predmety s logom vašej firmy, najmä vo väčších objemoch. Zadajte objednávku včas a vyhnite sa zbytočným stresom a vymýšľaniu dostupných alternatív.
7. Vymyslite program
Na začiatku zrejme budete musieť trochu pomôcť rozprúdiť zábavu a prelomiť ľady, najmä ak sa medzi sebou nepoznajú všetci účastníci. Krátky program ako tanečné či hudobné číslo či príhovor riaditeľa otvoria večierok. Dajte si však pozor, aby program ani príhovory neboli príliš dlhé, lebo sa vám pravdepodobne aj tak nepodarí udržať pozornosť hostí. Môžete skúsiť staviť aj na priebežný program, ako napríklad degustáciu vína, pri ktorej sa každý zastaví podľa svojej chuti. O zábavu či príjemný podmaz sa postará hudba, tak nezabudnite zabezpečiť kapelu alebo aspoň DJa.
8. Pripravte extra prekvapenie
Čo by to boli za Vianoce bez prekvapení? Nečakaný element pomôže urobiť váš večierok nezabudnuteľným. Či to už budú nápadité darčeky, netradičné predstavenie, karaoke alebo bowlingový turnaj, zaručíte tak, že o vašom večierku budú hostia nadšene rozprávať aj ďalším.
Naším tipom je Wellness Hotel Patince. Jeho nedávno zrekonštruované priestory konferenčných miestností, reštaurácie či bowling baru sa postarajú o menšie aj väčšie podujatia. Zabezpečia aj vianočnú výzdobu. Špeciálne ponuky majú pripravené aj v prípade, že by ste tam chceli s kolegami stráviť aj celú noc a využiť ich wellness na malý relax v čase predsviatočných a koncoročných zhonov. V Patinciach sa postarajú o ukážkový catering a pomôžu aj so zabezpečením programu vášho večierku. Rezervujte si svoj ideálny termín čo najskôr.
Inzercia