Podnikateľské prostredie na Slovensku čaká výrazná zmena, ktorá sa dotkne tisícok firiem. Povinná elektronická fakturácia síce vstúpi do platnosti až o niekoľko mesiacov, no prípravy by podľa odborníkov mali začať už teraz. Mnohí podnikatelia majú pritom pocit, že ide o ďalšiu povinnosť „zhora“, ktorá im skomplikuje život. Realita však môže byť úplne opačná. Ako v rozhovore pre SITA v podcaste Má to Filipa vysvetľuje Marek Polic zo spoločnosti KROS, správne nastavená e-fakturácia môže priniesť výrazné zjednodušenie každodenných procesov.
KROS, slovenský softvér, ktorý mení podnikanie
Spoločnosť KROS patrí medzi etablovaných hráčov na slovenskom trhu. Už viac ako 30 rokov vyvíja softvérové riešenia pre podnikateľov – od účtovníctva a miezd až po stavebníctvo či znalecké profesie. Z malej firmy sa postupne vypracovala na partnera tisícok zákazníkov, ktorým pomáha zvládať administratívu a zároveň držať krok s digitalizáciou.
Ako hovorí Marek Polic, ktorý v KROSe pôsobí už od roku 2003: „Chceme prinášať riešenia, ktoré podnikateľom zjednodušia život a umožnia im venovať sa tomu, čo je pre nich naozaj dôležité.“ Práve digitalizácia procesov a prechod na moderné cloudové riešenia sú dnes jedným z hlavných smerov, ktorým sa firma uberá.
E-faktúra nie je PDF. Rozdiel je zásadný
Jedným z najčastejších omylov je predstava, že elektronická faktúra je to isté, čo dnes firmy posielajú e-mailom vo forme PDF. Podľa Polica je však rozdiel zásadný: „PDF je v princípe len obrázok. Počítač s ním nevie pracovať. E-faktúra je dátový formát, ktorému systém rozumie.“To znamená, že namiesto manuálneho prepisovania údajov sa všetko spracuje automaticky. Faktúra sa po odoslaní objaví v systéme druhej strany bez potreby zásahu človeka.
Koniec ručného prepisovania a chýb
Každý podnikateľ pozná situáciu, keď musí kontrolovať faktúry, prepisovať údaje alebo riešiť chyby v dokladoch. Práve tu má e-fakturácia priniesť najväčšiu zmenu. Systém totiž dokáže ešte pred odoslaním overiť, či faktúra obsahuje všetky povinné údaje. „Ak faktúra nemá všetky náležitosti, systém ju jednoducho nepustí ďalej,“ vysvetľuje Polic. Výsledkom má byť takmer nulová chybovosť a menej stresu pri kontrolách či komunikácii s úradmi.
Menej papierov, viac prehľadu
Jednou z najväčších výhod, ktorú podnikatelia pocítia, je prehľad. Dnes sa často stáva, že faktúry sú roztrúsené v e-mailoch, šanónoch alebo rôznych systémoch. V budúcnosti budú všetky doklady dostupné na jednom mieste a v reálnom čase.
To znamená, že podnikateľ:
- nebude musieť čakať na mesačné uzávierky,
- okamžite uvidí, ako je na tom s DPH,
- získa lepší prehľad o financiách firmy.
Ako hovorí Polic: „Podnikateľ sa nebude na firmu pozerať spätne, ale priebežne. V tom je obrovská výhoda.“
Zmeny sa dotknú aj fungovania firiem
Aj keď samotné vystavenie faktúry zostane pre používateľov jednoduché, firmy budú musieť prehodnotiť svoje interné procesy. Najmä tam, kde dnes funguje schvaľovanie papierových dokumentov, bude potrebné prejsť na digitálne riešenia. Niektorým firmám to môže spočiatku spôsobiť komplikácie, najmä ak sú zvyknuté na tradičné postupy. Polic však upozorňuje, že bojovať proti zmene nemá zmysel: „V tejto dobe je zbytočné proti digitalizácii bojovať. Treba ju využiť vo svoj prospech.“
Prípravu netreba odkladať
Hoci sa povinná e-fakturácia ešte len blíži, odborníci odporúčajú začať s prípravou čo najskôr. Najväčšou chybou by bolo riešiť všetko na poslednú chvíľu – napríklad v decembri pred spustením. Firmy by si podľa Polica mali už teraz overiť pripravenosť svojho softvéru, pochopiť, ako bude celý proces fungovať a pripraviť si interné workflow. „Neodkladal by som to na koniec. Môže to byť potom zbytočne hektické,“ upozorňuje Polic.
Účtovníci neprídu o prácu, ale o rutinu
S nástupom automatizácie sa často objavuje otázka, či účtovníci neprídu o prácu. Podľa Polica sa ich rola skôr zmení: „Z účtovníkov, ktorí prepisujú doklady, sa stanú ekonómovia, ktorí pomáhajú firmám rásť.“Rutinné úlohy prevezmú systémy, no dôležitejšie bude porozumieť číslam a pomáhať podnikateľom robiť lepšie rozhodnutia.
Zmena, ktorá môže dávať zmysel
Elektronická fakturácia môže na prvý pohľad pôsobiť ako ďalšia legislatívna povinnosť. V skutočnosti však ide o krok, ktorý môže podnikateľom výrazne uľahčiť život. Ak sa celý systém podarí nastaviť správne, môže ísť o jednu z najpozitívnejších zmien v oblasti administratívy za posledné roky.
V rozhovore sa dozviete aj to:
- ako bude e-fakturácia fungovať v praxi krok za krokom,
- čo všetko musí firma zmeniť vo svojich procesoch,
- kedy je ideálny čas začať s testovaním,
- aké náklady môžu podnikatelia očakávať,
- a ako sa zmení každodenná práca účtovníkov.
Pozrite si celý videorozhovor s Marekom Policom zo spoločnosti KROS.
