Spoločnosť RICOH patrí medzi technologické firmy, ktoré formovali moderné kancelárie. Tento rok oslavuje už 90 rokov existencie, no jej príbeh je zároveň príbehom neustálej transformácie – od výrobcu špecializovaného papiera cez fotoaparáty až po poskytovateľa komplexných riešení pre digitálne pracoviská. O tom, ako sa mení svet dokumentov, prečo papier z kancelárií zatiaľ úplne nezmizne a kam sa posunie práca s informáciami v najbližších rokoch, sme sa rozprávali v podcaste Fish & Chips s Michalom Furdíkom, riaditeľom pre obchod a stratégiu spoločnosti RICOH.
Od výskumného ústavu ku globálnej technologickej firme
Korene spoločnosti RICOH siahajú do Japonska 30. rokov minulého storočia. V tom čase krajina prechádzala rýchlou industrializáciou a snažila sa technologicky dobehnúť západný svet. Práve v tomto prostredí vznikali výskumné centrá a technologické projekty, z ktorých sa postupne rodili nové firmy.
Jakub Stupka: Od nápadu v krčme k miliónovému biznisu, ktorý dnes mení svet e-mail marketingu - ROZHOVOR
RICOH vznikol v roku 1936 odčlenením od výskumného ústavu RIKEN, kde sa vyvíjali nové technológie a materiály. Zakladateľ Kiyoshi Ichimura však nechcel, aby inovácie zostali len v laboratóriách. Jeho cieľom bolo dostať technológie do praxe a sprístupniť ich firmám aj ľuďom.
Práve táto filozofia – prepájať vývoj, technológie a reálne potreby zákazníkov – sa stala jedným zo základných pilierov firmy.
RICOH: viac než len tlačiarne
Aj dnes si mnohí spájajú RICOH najmä s kopírkami a tlačovými zariadeniami. Podľa Michala Furdíka však ide o predstavu, ktorá už dávno neplatí. RICOH sa postupne transformoval na poskytovateľa dokumentových služieb, digitalizácie procesov a technológií pre moderné pracovné prostredie. Tlač je dnes len jednou z častí širšieho portfólia.
Firma RICOH ponúka napríklad
- riadené tlačové služby (Managed Print Services)
- produkčnú digitálnu tlač pre profesionálne tlačiarne
- systémy na správu dokumentov a digitalizáciu procesov
- audiovizuálne riešenia a videokonferenčné technológie
- softvérové platformy pre správu pracovných priestorov
Transformácia smerom k softvéru a službám je pritom logickým dôsledkom vývoja kancelárskeho prostredia, kde papier postupne ustupuje digitálnym dokumentom.
Prečo papier stále nezmizol
Myšlienka bezpapierovej kancelárie nie je nová. Odborníci o nej hovorili už pred desaťročiami. Realita však ukazuje, že papier z pracovného prostredia zatiaľ nezmizol. Podľa Furdíka je dôvod jednoduchý – niektoré odvetvia sú prirodzene konzervatívnejšie. Aj keď objem tlače postupne klesá, papier bude podľa odborníka z RICOH existovať ešte desaťročia. Zmení sa však jeho význam – stane sa skôr doplnkom digitálnych procesov než ich základom.
Digitalizácia dokumentov mení fungovanie firiem
Jedným z najvýraznejších trendov posledných rokov je digitalizácia dokumentov. Ide o proces, pri ktorom sa papierové dokumenty premieňajú na digitálne súbory, ktoré je možné ukladať, vyhľadávať, zdieľať a spracovávať v informačných systémoch.
Podľa Furdíka to prináša firmám viacero výhod:
- rýchlejší prístup k informáciám
- jednoduchšiu spoluprácu medzi zamestnancami
- menšie množstvo papierových archívov
- a výraznú úsporu času pri práci s dokumentmi
Digitalizácia však nie je jednorazový projekt. Ide o dlhodobý proces, ktorý sa vo firmách postupne rozširuje na ďalšie agendy a oddelenia.
Hybridná práca mení kancelárie
Pandémia výrazne urýchlila nástup hybridnej práce. Zamestnanci dnes často kombinujú prácu z kancelárie s prácou z domu alebo na diaľku. To kladie nové nároky na technologické vybavenie firiem.
V rozhovore odborník z RICOH prezradil, čo dnes moderné pracovisko potrebuje. Technológia však sama o sebe nestačí. Ak je zle implementovaná alebo ju zamestnanci nepoužívajú, investícia stráca podľa Furdíka zmysel.
Práve preto sa technologické firmy čoraz viac zameriavajú na integráciu riešení a ich prispôsobenie konkrétnym potrebám zákazníkov.
AI začína meniť prácu s dokumentmi
Veľkou témou dneška je aj umelá inteligencia. V rozhovore Furdík vysvetlil, v akej oblasti správy dokumentov dokáže výrazne pomôcť a čo je jej najväčšou výhodou.
Udržateľnosť ako súčasť firemnej stratégie
Okrem digitalizácie je čoraz dôležitejšou témou aj udržateľnosť. Technologické firmy dnes riešia nielen efektivitu, ale aj ekologický dopad svojich produktov. RICOH napríklad pracuje s princípom tzv. 3R – reduce, reuse, recycle, teda znižovanie spotreby, opätovné využívanie a recykláciu zariadení. Zaujímavým príkladom je repasovanie hardvéru v lokálnych centrách namiesto jeho prepravy späť do výrobných závodov na druhej strane sveta. Takýto prístup pomáha znižovať náklady aj emisie.
V rozhovore sa dozviete aj to:
- prečo RICOH vznikol ako technologický projekt prepojený s výskumným ústavom v Japonsku
- aké akvizície najviac ovplyvnili smerovanie firmy
- prečo papier v kanceláriách ešte úplne nezmizne
- ako firmy využívajú digitalizáciu dokumentov v praxi
- akú úlohu zohráva umelá inteligencia pri spracovaní dokumentov
- ako RICOH pomáha firmám pri prechode na bezpapierové procesy
- a kam sa podľa odborníkov posunie kancelársky svet v najbližších 10 rokoch
