Pracovná etiketa nie je len súbor pravidiel, ale takzvané umenie taktu, ktoré dokáže výrazne ovplyvniť prvý dojem, pracovné vzťahy či celkovú atmosféru na pracovisku.
Ako správne navrhnúť tykanie? Kde je hranica medzi vhodným humorom a nevhodnou poznámkou? A ako si vybudovať rešpekt prostredníctvom oblečenia? Na tieto otázky odpovedal odborník Tomáš Leveš, ktorého rady vám pomôžu zvládnuť všetky pracovné situácie s gráciou a sebaistotou.
Tomáš Leveš je síce právnik v pôsobiaci advokácii, ale už 10 rokov sa venuje spoločenskej etikete a protokolu. Etiketu študoval aj v Prahe v rámci programu Master of Business Etiquette pri pánovi Ladislavovi Špačkovi, majstrovi etikety, ktorý bol 10 rokov hovorca prezidenta Václava Havla.
Kto by mal navrhnúť tykanie – je to vec hierarchie, veku alebo situácie?
Tykanie navrhuje vždy spoločensky významnejšia osoba. Spoločensky významnejšou osobou je žena, starší a nadriadený. Žena je na piedestále spoločenskej významnosti a spravidla vždy spoločensky najvýznamnejšia.
Aby mohla byť žena podriadená voči napr. staršiemu mužovi, vyžaduje sa, aby rozdiel veku bol viac ako jednu generáciu, teda viac ako cca 25 rokov. Napríklad 20-ročná žena je oprávnená navrhnúť tykanie 35-ročnému mužovi, ale 20-ročná žena už nie je oprávnená navrhnúť tykanie 50-ročnému mužovi, pretože sa aplikuje kategória starší.
Ako pristupovať k rozhodovaniu, keď už máme novú prácu, či si s kolegami týkať, vykať a takisto aj s nadriadenými?
Tykanie na pracovisku navrhuje vždy nadriadený bez ohľadu na vek. On totiž určuje, v akých vzťahoch bude so svojimi podriadenými. Zamestnanec si nikdy nemôže dovoliť navrhnúť tykanie nadriadenému, aj keď by išlo o 20-ročného CEO a 50-ročnú zamestnankyňu.
Pri navrhovaní týkania kolegom zase platí pravidlo, že medzi rovnakým pohlavím navrhuje tykanie staršia osoba mladšej, medzi kolegom a kolegyňou žena, v oboch prípadoch však nemôže ísť o vzťah nadriadenosti a podriadenosti.
Aké sú najčastejšie chyby pri prechode z vykania na tykanie v pracovnom prostredí?
Na prednáškach sa ma často pýtajú, čo robiť, ak mi napr. prednosta, vážený profesor, navrhne tykanie a ja mám k nemu takú veľkú úctu, že neviem začať tykať. Správny postup je návrh prijať, vyjadriť, že si ho vážime a taktne priznať, že z našej strany nám to môže chvíľu trvať, ale mali by sme postupne prejsť k tykaniu.
Opačný prípad je, ak nám tykanie navrhne niekto, kto na to nie je oprávnený, napríklad podriadený nadriadenému. Správny postup je naďalej vykať. Priemerne inteligentný človek pochopí, že nám to nie je príjemné a vráti sa späť k vykaniu.
Kam sa rifle vôbec nehodia a kde sú akceptovateľné? Je napríklad akceptovateľné chodiť do práce v teniskách a v teplákoch, ak firma nemá jasný stanovený dress code?
Veľmi dôležité je rešpektovať firemnú kultúru. Ak ide napr. o start-upovú IT firmu, ktorej etický kódex a pracovný poriadok povoľuje tepláky a tenisky, pretože zamestnanci neprichádzajú do kontaktu s klientmi, tak v tom prípade je to akceptovateľné.
Veľmi dôležité je ale diferencovať medzi dress code, high business style určený pre top management, business style pre stredný manažment, business casual pre bežný pracovný deň alebo casual, kedy si môžeme dať aj rifle. Business protokol tepláky úplne vylučuje, čiže pokiaľ firma ich nosenie výslovne nemá upravené ako dovolené, sú neprípustné.
A to isté platí pri teniskách? Alebo tenisky si môžeme dovoliť do práce?
Etiketa sa vyvíja, odráža trendy, aktuálnu dobu, v ktorej žijeme. V súčasnosti už napríklad aj niektoré banky povoľujú jednofarebné tenisky bez zobrazenia značky, hoci niekedy sme si to nevedeli ani len predstaviť. Banky tak chcú zamestnancom dopriať pocit uvoľnenia a menej formálneho prostredia. Ja osobne však nosenie tenisiek v biznis prostredí neodporúčam.
Akých prehreškov sa ľudia dopúšťajú v súvislosti s oblečením v pracovnom prostredí?
Krátka sukňa i tá mini je neprípustná. Správna dĺžka sukne, resp. šiat v biznis prostredí je maximálne na šírku dlane nad kolená. Žena by mala mať vždy pančuchy, aj keď je 35 stupňov Celzia. Muž by zase nemal vyjsť na ulicu len v košeli, pretože tú spoločenská etiketa nepovažuje za vrchný odev, a preto by mal mať aj v horúčavách sako, samozrejme priedušnej látky, napríklad ľan.
V biznis prostredí nie sú dovolené odhalené ramená; šaty na ramienka patria na večerné spoločenské príležitosti, nie do zamestnania. Ak si však žena dá napríklad sako, v tom prípade je to v poriadku a biznis protokol to pripúšťa.
Máte nejakú rádu, ako urobiť skvelý prvý dojem na pracovnom pohovore, čo sa týka etikety alebo obliekania?
Prvý dojem je kľúčový pre úspech na pracovnom pohovore. Je dôležité zistiť si čo najviac o firme – náplň práce, čomu sa venuje, jej úspechy, organizačnú štruktúru a pripraviť sa napr. aj na otázky o svojom prínose pre spoločnosť. Prichádzame s 10 minútovým časovým predstihom, nie však skôr.
Obliekanie by malo zodpovedať firemnej kultúre a korešpondovať s prácou, o ktorú sa uchádzame. Ak ide o kancelársku pozíciu, muž by mal mať oblek a kravatu. Decentnosťou nič nepokazíme, dôležité je aj celkové vystupovanie – čistý vzhľad, upravenosť a jemná vôňa. Vône len dotvárajú osobnosť človeka a nesmú rušiť iného. Prvý dojem tvoria všetky detaily a netreba ich podceňovať, pretože prvý dojem druhýkrát neurobíme.
Aké pravidlá by sme mali dodržiavať pri jedení, počas pracovného obeda a aké sú prehrešky v tejto situácii?
Pracovný obed trvá maximálne dve hodiny. Hostiteľ, čiže ten, ktorý na pracovný obed pozýva, prichádza s desaťminútovým predstihom a nakoniec aj platí účet. Zmyslom pracovného obeda nie je baviť sa len o pracovných otázkach, to sme mohli ostať v kancelárii. Najmä v čase, keď už nám je servírované jedlo, je vylúčené, aby sme sa rozprávali o pracovnej téme.
Čo sa týka najčastejších prehreškov, je dôležité správne držať príbor, ale i to, že z pečiva neodhryzujeme, to si odlamujeme a tak si ho vkladáme do úst. Ďalšie pravidlo – 95 percent reštaurácií na Slovensku nepozná alebo nedodržiava, a to, že špáradlo je umiestnené len a len na toalete. Nie je prípustné, aby sme si vybrali kus stejku zo zuba pri stole, a to ani ak by sme zakryli ústa rukou.
Aké sú najčastejšie chyby, ktorých sa ľudia dopúšťajú pri prvom kontakte s novým kolegom?
Najčastejším prehreškom vo vzťahu k novému kolegovi je nepredstavenie nového zamestnanca ostatným kolegom zo strany vedúceho zamestnanca. Nadriadený daného úseku by mal správne predstaviť nového zamestnanca ostatným, a zároveň novému zamestnancovi predstaviť kolegov, s ktorými bude pracovať. Dobré úvodné začlenenie do kolektívu podporuje kvalitné pracovné vzťahy, ktoré vedú k lepším pracovným výkonom.
Ako správne reagovať, ak omylom niekoho prerušíme alebo mu skočíme do reči na stretnutí? Alebo ako sa ohradiť, ak sa to stane nám, že niekto nás preruší?
Ak niekomu omylom skočíme do reči, veľmi taktne a pokorne sa ospravedlníme. Ak to niekto urobí nám a nie je to zásadného charakteru, nereagujeme na to, pretože spoločenská etiketa má jedno všeobecné čarovné pravidlo. Nedovoľuje napomínať iných za chyby spôsobené v spoločenskom správaní. Napríklad ak niekto olíže lyžičku od kávy, nemôžeme mu povedať: „Čo si si to dovolil, že je to v rozpore so spoločenskou etiketou“. Dostali by sme ho do nepríjemnej, konsternujúcej situácie, a to etiketa nepredpokladá.
Kedy je vhodné používať v práci humor a kedy už nie?
Odpoveď na túto otázku nám našepká slovo takt. Takt nám vždy napovie hranicu, za ktorú už nemôžeme zájsť, aby sme nezašli priďaleko. Humor na pracovisku je za mňa v poriadku, ale je dôležité, aby bol adresný, vhodný, nebol vtieravý, násilný či prehnaný a hlavne, aby neobsahoval žiadne expresívne ani iné hrubé výrazy.
Aké chyby robíme pri posielaní pracovných e-mailov alebo pri pracovných telefonátoch?
Pri písaní e-mailov je dôležité uvedomiť si, že na druhej strane je nejaká osoba, a to, čo napíšeme, by sme možno nikdy tomu človeku nepovedali osobne. Ak raz e-mail odošleme, niet cesty späť. E-mail by mal byť prehľadný so správnym oslovením. Používame najvyšší akademický titul, napríklad ak je niekto JUDr. aj Ing. tak správne oslovíme „pán doktor“, nie „pán inžinier“. Pri vedecko-pedagogických hodnostiach (docent, profesor) má táto hodnosť vždy prednosť pred titulom.
Funkcia má zase prednosť pred titulom aj vedecko-pedagogickou hodnosťou, takže rektora vysokej školy, ktorý je profesor oslovujeme „pán rektor“, nie „pán profesor“. Vo vzťahu k telefonovaniu zasa platí, že nikdy netelefonujeme po 22. hodine a nezačíname telefonovať skôr ako o ôsmej hodine rannej. Ak niekomu súrne potrebujeme napísať e-mail alebo sms-správu, môžeme aj po tomto čase, pretože platí, že e-mailom alebo sms-správou, človeka v zásade priamo nerušíme.
Akých chýb sa ľudia dopúšťajú pri pracovných online stretnutiach?
Na pracovnom online stretnutí je dôležité vybrať si vhodné miesto, vypnúť mobilný telefón, aby nás nikto nerušil a zodpovedne sa pripraviť. Častou chybou je nevhodné oblečenie – stretnutia si vyžadujú dôstojný vzhľad, podobne ako pri osobnom kontakte. Oblečením totiž prejavujeme úctu k tomu s kým hovoríme, s kým sa stretávame, či ideme po ulici.
Nevhodné sú aj situácie, keď niekto sedí na posteli alebo má v pozadí rušivé obrázky. Videohovor by mal byť rovnako profesionálny ako osobné stretnutie, aj keď si nevidíme do očí priamo, ale len cez kameru.
Aké detaily správania si ľudia často nevšímajú, ale môžu pokaziť ich profesionálny imidž?
Naše správanie je naším vysvedčením. To, ako komunikujeme, ako sa navonok prezentujeme a prejavujeme k iným, či aké hodnoty uznávame, rozhoduje o tom, ako nás ľudia vnímajú. Naša znalosť spoločenského stolovania iným dokáže prezradiť, či etiketu ovládame alebo nie.
Napríklad, pohár na víno nikdy nedržíme za telo pohára, aby sme nezanechali odtlačky prstov – to patrí kriminalistike, nie etikete. Pohár na víno držíme vždy za stopku: pri červenom víne čo najvyššie k telu pohára, pri bielom uprostred a pri sekte čo najnižšie kvôli presne stanovenej teplote. Sú to detaily, ktoré si možno nevšímame, ale iní áno. Je dôležité si uvedomiť, že na úrovni každého z nás záleží a byť galantným a kultivovaným sa vždy oplatí.